Sicherheitskonzept für Ihr Event
Eventveranstalter tragen eine große Verantwortung und müssen je nach Veranstaltungsart eine Vielzahl an unterschiedlichen Aspekten berücksichtigen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten – nicht zuletzt die sicherheitstechnischen Bestimmungen. Das zentrale Werkzeug in der Sicherheitsplanung ist das mit Behörden und Einsatzkräften abgestimmte Sicherheitskonzept.
Alles im grünen Bereich?
Was genau ist ein Sicherheitskonzept? Es stellt als Sicherheits-Tool die Struktur des Events im Vorfeld deutlich dar, beleuchtet und bewertet die Risiken, enthält konkrete Maßnahmen für den Fall, dass eines der kritischen Ereignisse eintritt und stellt die Kommunikation zwischen allen Beteiligten sicher. Kurzum dient ein Sicherheitskonzept im Laufe einer Veranstaltung als zentrales, übersichtliches Organisationshandbuch, welches bei Bedarf alle Beteiligten strukturiert durch die erforderlichen Maßnahmen leitet.
Mit Netz und doppeltem Boden
Wann braucht ein Event ein Sicherheitskonzept? Bei Großveranstaltungen mit über 5.000 Teilnehmenden oder bei Events mit einem besonderen Gefährdungspotential ist nach §43 der Versammlungsstättenverordnungen die Anfertigung eines Sicherheitskonzeptes per Gesetz erforderlich. Die Verantwortlichkeit zur Erstellung eines Sicherheitskonzeptes liegt beim Veranstalter und wird anschließend von den für die öffentliche Sicherheit und Ordnung zuständigen Behörden und Stellen – insbesondere der Polizei, der Feuerwehr und dem Rettungsdienst – geprüft und muss bei Bedarf nachgebessert werden. Aber auch ohne rechtliche Verpflichtung macht die Erstellung eines Sicherheitskonzeptes rein aus haftungstechnischen Überlegungen Sinn – denn für die Sicherheit sind Sie als Veranstalter auch dann verantwortlich.
Safety First!
Was steht im Sicherheitskonzept? Das variiert je nach Eventkonzept. Die konkreten Inhalte sind nicht gesetzlich vorgegeben, orientieren sich daher an den möglichen Risiken und der Art der Veranstaltung. Die folgenden fünf Punkte sind jedoch bei jedem Event von Bedeutung und sollten entsprechend Ihrer Veranstaltung im Konzept abgebildet werden:
1. Veranstaltungsbeschreibung
Profilieren Sie die Veranstaltung:
- Name des Events
- Name des Veranstalters
- Datum und Veranstaltungszeiten inkl. Aufbau- und Abbauzeiten
- Ort der Veranstaltung
- Allgemeines Eventprofil
2. Benennung der Schutzziele
Benennen Sie Ihre individuell notwendigen Schutzziele. Das könnten sein:
- Körperliche Unversehrtheit von Veranstaltungsbesucher:innen
- Vermeidung hoher Personendichten
- Vermeidung von Kompetenzüberschneidungen
- Vermeidung von Umweltverschmutzung
- Minimierung des Corona Infektionsrisikos
- Schutz vor Imageschaden
3. Risiken – Identifikation, Analyse, Bewertung
Die ganzheitliche Risikobeurteilung auf Basis der definierten Schutzziele bildet den Kern Ihres Sicherheitskonzeptes. Anbei in vereinfachter Form die nötigen Schritte:
Risikoidentifikation
- Erkennen und Beschreiben von strukturellen, technischen und organisatorischen Gefahrenquellen sowie Risiken, die aus dem Gästeverhalten resultieren
- Berücksichtigung dynamischer Risiken, die aus den fünf Veranstaltungsphasen Anreise, Einlass, Zirkulation, Abstrom, Abreise resultieren
Risikoanalyse
- Bewertung der identifizierten Risiken hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und des Schadenausmaßes, aus empirischen Daten und auf Basis von Erfahrungen
- Das Ergebnis aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenausmaß ergibt die Risikohöhe
- Auswahl und Einsatz geeigneter Bewertungsverfahren zur Einstufung des Risikos
Risikobewertung
- Gegenüberstellung von vorab definierten Toleranzgrenzen innerhalb einer Risikomatrix
- Befindet sich ein Risiko im inakzeptablen roten Bereich, muss dieses zwingend reduziert werden oder kann nicht durchgeführt werden
- Risiken im gelben Bereich entsprechen einem akzeptablen Risiko, bedürfen jedoch einer Maßnahmenentwicklung, -implementierung und -überwachung
- Risiken im grünen Bereich stellen bei der Veranstaltung kein Problem dar
4. Bewältigungsmaßnahmen
Um die identifizierten Risiken zu bewältigen, werden geeignete Maßnahmen entwickelt, um die Eintrittswahrscheinlichkeit und/oder das Schadenausmaß zu reduzieren:
- Präventive Maßnahmen helfen bereits im Vorfeld mit die Eintrittswahrscheinlichkeit deutlich zu reduzieren
- Risiken, die toleriert werden müssen, weil ihre Eintrittswahrscheinlichkeit nicht oder nicht ausreichend verringert werden können, werden einer Szenarioanalyse unterzogen. Die daraus abgeleiteten Maßnahmen werden in den Notfall- und Krisenplänen dokumentiert, welche dabei helfen, im Fall von Schadenereignissen besonnen und effizient zu agieren.
5. Darstellung von Organisation und Befugnissen
Im Notfall ist Zeit eine entscheidende Größe. Dann darf nicht mehr über Maßnahmen und Kompetenzen diskutiert werden. Daher kann eine eindeutige und verständliche Dokumentation großen Schaden abwenden, indem ein strukturiertes Notfall- und Krisenmanagement inklusive der relevanten Entscheidungsbefugnisse niedergeschrieben wird.
- Aufgabenbeschreibungen und Verantwortlichkeiten für den Normalfall
- Aufgabenbeschreibungen und Verantwortlichkeiten für den Notfall
Kompetenz agiert – Inkompetenz reagiert.
Als Veranstalter sind Sie verpflichtet, ein Sicherheitskonzept vorzulegen? Wer kann nun ein Sicherheitskonzept schreiben? Sie können dieses selbst erstellen oder auch externe Partner damit beauftragen. Unsere Empfehlungen dazu: Als Veranstalter sollten Sie die Behörden wie die Stadtverwaltung, das Gesundheitsamt, die Polizei und die Feuerwehr als Partner betrachten. Verheimlichen oder beschönigen Sie gegenüber der Behörde nichts, um böse Überraschungen zu vermeiden und die größtmögliche Sicherheit zu gewährleisten. Außerdem ist eine möglichst frühzeitige erste Rücksprache mit allen relevanten Ansprechpartnern sehr zu empfehlen. Stichwort Bearbeitungszeit.
Last but not least!
Auch wenn die Behörde kein Sicherheitskonzept fordert und es keine Genehmigungspflicht für Ihre Veranstaltung gibt, sind natürlich alle Vorschriften einzuhalten, um die Sicherheit der Teilnehmenden zu gewährleisten. Denn die Verantwortung für die gefahrlose Durchführung einer Veranstaltung liegt auch ohne offizielle Auflage stets beim Veranstalter.
