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Weihnachtsfeier.
Die Party des Jahres!

Warum ist die Corporate Weihnachtsfeier eine gute Investition? Was muss bei der internen Organisation beachtet werden? Welche Handlungsfelder gibt es bei der Planung und Durchführung zu bedenken? Mit unserem Leitfaden begleiten wir Sie mit organisierter Struktur und kreativen Maßnahmen bei der Planung Ihrer Weihnachtsfeier.

Weihnachtsfeier - Ja oder Nein?

Alle Jahre wieder stellt sich die Frage: Weihnachtsfeier – ja oder nein? In welchem Umfang und mit welchem Programm? Seit neuestem auch die Überlegung: Live oder digital. Die Planung Ihrer betrieblichen Weihnachtsfeier beginnt dabei im Idealfall schon lange bevor Sie überhaupt selbst in Weihnachtsstimmung sind. Wir verraten Ihnen, warum sich eine Weihnachtsfeier immer lohnt und wie Sie daraus Ihre Party des Jahres werden lassen können. Auch viele anderen Fragen rund um das Thema Weihnachtsfeier haben wir Ihnen hier beantwortet.

Einfach mal Danke sagen.

Die Weihnachtsfeier am Ende eines Jahres ist immer eine lohnende Investition in Ihr Unternehmen: Ihre Mitarbeiter arbeiten das ganze Jahr über hart an der Realisierung der Firmenziele. Die Weihnachtsfeier ist ein guter Moment und eine gute Art, um Danke zu sagen und Wertschätzung auszudrücken. Zudem fördern Sie damit aktiv das Feel-Good-Management Ihrer Firma. Ein wesentlicher Punkt des Feel-Good-Managements besteht darin, soziale Kontakte zu ermöglichen und das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken. Mit betrieblichen Veranstaltungen wie der Weihnachtsfeier können Sie beides verbinden und die Identifikation der Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen erhöhen. Veranstaltungen im privaten Rahmen lassen ihr Team außerdem näher zusammenrücken, schaffen neue Anknüpfungspunkte und fördern die Kommunikation untereinander. Diese Aspekte können sich vorteilhaft auf die zukünftige Zusammenarbeit und das Lösen von Aufgaben auswirken. Und zu guter Letzt ist es ein idealer Rahmen, um das Betriebsjahr in entspannter Atmosphäre Revue passieren zu lassen und sich und das Team für die getane Arbeit zu belohnen.

Have yourself a merry little Christmas.

Eine Weihnachtsfeier stellt Sie vor ähnlich umfangreiche Aufgaben wie jede andere Veranstaltung: Datumswahl, Teilnehmer- und Einladungsmanagement, Locationauswahl, Catering, Programm, Geschenke, Mobilität, Budgetkontrolle, Compliance-Regeln, Versteuerung und vieles mehr. Seit neuestem auch die Überlegung: Live oder digital. Zudem gibt es viele saisonale und betriebliche Besonderheiten, eine hohe Erwartungshaltung im Kollegenkreis und die Herausforderung, sich bereits in der warmen Jahreszeit auf die Weihnachtszeit einzugrooven, und das neben der eigentlichen Arbeit. Aber es macht auch sehr viel Freude, sich die leuchtenden Augen der Kollegen vorzustellen und an kreativen Programmen zu feilen.

Unser Wunschzettel für Ihre Weihnachtsfeier.  

Sollten Sie sich dazu entschlossen haben, die Sache selbst in die Hand zu nehmen, dann geben wir Ihnen mit unserem Leitfaden ein Werkzeug an die Hand, welches bei Ihrer Konzeption sicher hilfreiche Dienste leisten kann.

Bevor Sie in die eigentliche Planung einsteigen, sollten Sie sich vor allem über diese Dinge Gedanken machen:

  • Wie groß soll die Weihnachtsfeier werden?

    Verbringen Sie Ihre Weihnachtsveranstaltungen innerhalb der einzelnen Abteilungen oder mit der gesamten Firma? Werden zu diesem Anlass auch ehemalige Kollegen oder Kollegen in Elternzeit eingeladen? Dürfen die Ehepartner oder gar die ganze Familie teilnehmen? Kommen auch Kunden und Geschäftspartner dazu? Wie viele Personen werden insgesamt eingeladen?

  • Wie hoch ist ihr Budget?

    Wie groß die Feier wird und welche inhaltlichen Dimensionen möglich sind, hängt am Ende auch von Ihrem Budget ab. Planen Sie besser nicht zu knapp, denn es kann jederzeit mal zu unvorhersehbaren Kosten kommen. Überschlagen Sie die Hauptleistungen wie Essen und Getränke, Location, Programm und die wichtigsten Dienstleister mit Ihrer gewünschten Personenanzahl, dann bekommen Sie eine Vorstellung, wieviel Budget etwa erforderlich ist.

    Wenn Sie den Steueraspekt der Pro-Kopf-Kosten beachten, können Sie sogar Steuern sparen. Mit einberechnet werden dazu nur Kosten, von denen der Gast direkt etwas hat, wie zum Beispiel das Programm und das Catering. Sollten Sie den Wert überschreiten, haben Sie aber auch die Möglichkeit eine Lohnsteuerpauschale pro Person zu zahlen. Details erfragen Sie am besten bei Ihrem Steuerberater.

  • Wann findet die Weihnachtsfeier statt?

    Legen Sie einen passenden Zeitpunkt im Jahr sowie den zeitlichen Rahmen der Feier fest. Im November ist es oft leichter einen freien Termin zu finden, im Dezember sind die Kollegen allerdings schon mehr in Weihnachtsstimmung, haben aber vielleicht viele private oder geschäftliche Verpflichtungen zum Jahresende. Manche Firmen legen Ihre Feier gar in den Januar, um einen Termin zu haben, an dem möglichst alle Kollegen Zeit haben. Der passende Wochentag und der zeitliche Rahmen sind abhängig vom geplanten Programm und den geladenen Gästen. Familien mit Kindern kommen eher am Freitag oder am Wochenende im Tagesverlauf, die Feier unter Kollegen kann gut am Donnerstag- oder Freitag stattfinden, da dann die Arbeitswoche fast abgeschlossen ist. Findet Ihrer Feier währen der Arbeitszeit statt oder im Anschluss? Es ist auch möglich den Tag für verschiedene Gästekreise zu strukturieren, so dass Sie an einem Tag verschiedenen Zielgruppen gerecht werden.

  • Wer kümmert sich um die Organisation?

    Je nach Umfang der Feier reicht eine festgelegte Person für die Organisation aus – oder es macht gar Sinn ein Weihnachts-Eventteam aus mehreren Kollegen zusammenzustellen. Für die Organisation im Team bedarf es unbedingt eines festgelegten Weihnachtsmanagers, der/die stets den Gesamtüberblick behält. Diese Person hat für alle Teilbereiche des Events die Fäden in der Hand, kontrolliert den Planungsfortschritt und fügt die Fäden am Ende zu einem stimmungsvollen Gesamtbild mit rotem Faden zusammen. Eine regelmäßige Abstimmung mit dem /der ProjektleiterIn sollte besonders in der Konzeptphase in regelmäßigen Abständen erfolgen, um den Überblick zu behalten und sich gegenseitig zu unterstützen. Alle Schritte werden in einem Projektplan schriftlich festgehalten, um den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen.

  • Wie geht man bei der Planung einer Feier vor?

    Die strukturierte Planung der Weihnachtsfeier unterteilt sich in einzelne Phasen: Konzeption, Planung, Durchführung und Nachbereitung. Wenn Sie Ihre Ideen intern freigeben lassen müssen und auch, um einen guten Gesamtüberblick zu haben, empfiehlt es sich, zunächst ein Konzept zu erarbeiten. Im Idealfall haben Sie einen roten Faden oder ein Motto, an das sich Ihr Konzept orientiert und gegebenenfalls eine Geschichte erzählt wird. Nach der Freigabe – oder wenn Sie und Ihr Planungsteam mit dem Gesamtergebnis zufrieden sind und alles ins Budget passt, geht es in die Planungsphase, in welcher Konzept mit allen Details in die Tat umgesetzt wird. Natürlich dürfen auch in dieser Phase noch gute Ideen ergänzt werden, müssen aber im Budget berücksichtigt werden. Zudem sollten Sie Ihre internen Compliance Regeln und Nachhaltigkeitsbestrebungen berücksichtigen, damit ihr Konzept von der Geschäftsführung genehmigt wird und im Sinne Ihres Unternehmens ist.

Wir erwecken Ihre Weihnachtsfeier zum Leben.

Ob Sie nur eine Teilplanung für Ihre Weihnachtsfeier benötigen oder eine ganzheitliche Umsetzung wünschen – wir beraten Sie gern bei der Planung Ihrer Veranstaltung. Das kann sich auf die Kreation in der Konzeptphase beschränken – oder auf das ganze Event ausdehnen.



    Und was passiert danach?

    Sie haben Ihren Kollegen die Party des Jahres organisiert – allein oder im Team. Es ist alles wieder aufgeräumt und die Rechnungen wurden in die Buchhaltung gegeben. Vielleicht haben Sie auch die schönsten Bilder der Feier als Erinnerung an Ihre Kollegen geschickt. Das war eine Menge Arbeit, aber es ist auch ein tolles Gefühl das Ergebnis all der Mühen in den glücklichen Gesichtern der Gäste zu sehen.

    Nun gilt es, das Ergebnis auszuwerten. Was hat gut funktioniert, was muss im nächsten Jahr optimiert oder verändert werden, aktualisieren Sie Ihre Kostenübersicht. Holen Sie sich am besten direkt am Tag bzw. in der Woche nach der Feier Feedback von Ihren Kollegen, Sie können schon im Vorfeld eine kleine Umfrage vorbereiten. Notieren Sie Ihre Ergebnisse, für Ihr nächste Planung oder für das Weihnachtsfeier-Team im nächsten Jahr, damit Sie diese wertvollen Erkenntnisse nicht vergessen.

    eventives unterstützt Sie individuell bei Ihrer Weihnachtsfeier.

    Sie wollen die Weihnachtsfeier für Ihr Unternehmen planen, haben jedoch keine Zeit, keine Ideen oder wissen nicht, wie Sie an die Organisation herangehen sollen? Dann zögern Sie nicht lange und engagieren Sie eine professionelle Agentur. Wir von eventives sind ein Team aus kreativen Weihnachtswichteln, das Ihnen von der Konzeption bis zur Durchführung, in Gänze oder in Teilbereichen mit frischen Ideen und kreativen Lösungen zur Seite steht. Darüber hinaus profitieren Sie bei einer Zusammenarbeit von unserer transparenten Preispolitik, den flexiblen Planungsabläufen sowie unserem spontanen Organisationstalent, das es uns erlaubt, auch kurzfristige Aufträge anzunehmen.

    Dürfen wir Ihnen das „Digga“ anbieten?

    Gerne stehen wir Ihnen auch bei Ihrem Projekt als leistungsstarker Partner zur Seite und suchen gemeinsam nach Anknüpfungspunkten für eine Zusammenarbeit. Einfach melden und gemeinsam was starten.

    Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!